In der Auftragsklärung will ich mir ein genaues Bild der Situation vor Ort machen: Ich stelle viele Fragen zur Kommunikation der Betroffenen untereinander, wie sich die Zusammenarbeit gestaltet, in welcher hierarchischen Beziehung die Beteiligten zueinander stehen und wie das betriebliche Umfeld aussieht.
Danach schildere ich das genaue Vorgehen in der Klärungshilfe und was es für die Beteiligten bedeutet. Damit die Klärung überhaupt erfolgreich sein kann, braucht es Bereitschaft, in die Vergangenheit zu schauen und sich mit schwierigen Gefühlen auseinander zu setzen. In einer Teamklärung braucht es diese Bereitschaft nur von der Führungskraft. Im Gegensatz zu einem recht ausführlichen Vorgespräch mit der Führungskraft bei Teamklärungen will ich bei einer Klärung zwischen zwei gleichrangigen Personen (z.B. zwei Geschäftsführer) mir erstmal nur ein knappes Bild der Situation machen, Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit erfragen und die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit eruieren.
Die Führungskraft leitet in den Klärungsworkshop ein und vermittelt, was sie dazu bewogen hat und was sie sich von dem Workshop erhofft. Danach stelle ich den Ablauf vor und mache transparent, dass die Teilnehmer die Themen auswählen und ich den Prozess durch die Themen begleite und steuere. Ich bin allparteilich und vertrete alle Anliegen gleichermaßen. In der Vorstellungsrunde wird geklärt, mit welchen gemischten Gefühlen jeder da ist, und welche Bedingungen oder auch Hindernisse es für eine konstruktive Teilnahme gibt.
Nun bekommen alle Teilnehmer den Auftrag alleine oder auch in Kleingruppen auf einem Flipchartpapier die Frage nach „Was erleben Sie schwierig in der Zusammenarbeit?“ graphisch zu beantworten. Das Flipchart dient später als Spickzettel, um sich nicht zu sehr von der Darstellung der Anderen beeinflussen zu lassen. Danach erläutert mir jeder reihum seine Sicht auf die Situation (Selbstklärung). Ich frage solange nach, bis ich die Sichtweise verstanden habe. Alle anderen hören zu. Aus den einzelnen Darstellungen ergeben sich die Themen, die besprochen werden müssen. Das Wirksame an diesem Prozess ist die Möglichkeit, zusammenhängend und umfassend vor allen anderen die eigene Sichtweise darlegen zu können, ohne unterbrochen zu werden und sich rechtfertigen zu müssen.
Der sich anschließende Dialog ist das „Herzstück“ der Klärung. Er nimmt in der Regel 50% der gesamten Zeit ein. Es handelt sich um einen verlangsamten Streitdialog zwischen den jeweiligen Konfliktparteien. Der nun folgende Dialog wird von mir aufmerksam begleitet. Ich achte auf Einhaltung der in der Anfangsphase vereinbarten Gesprächsregeln, wie Ausredenlassen, ausgeglichene Redeanteile, Auf-den-Punkt-kommen, Beim-Thema-bleiben. Ziel dieser Phase in der Klärungshilfe ist es, möglichst klar, direkt und ehrlich die erlebten Gefühle, Verletzungen, Kränkungen zwischen den Beteiligten anzusprechen, um dadurch die gegenwärtige zwischenmenschliche Situation zu klären.
Ist in der Dialogphase aus Sicht der Beteiligten das Wesentlichste angesprochen und sind die Beziehungen untereinander durch „Wahrheit zur Klarheit“ gekommen, werden in der Lösungsphase oft recht schnell und unkompliziert konstruktive Lösungen zusammen erarbeitet. Tragfähige konkrete Lösungen für eine zukünftige Zusammenarbeit zu entwickeln, ist das Ziel. Meine Rolle in dieser Phase ist es, der „advocatus diaboli“ zu sein, und die entwickelten Lösungen auf ihre Realitätstauglichkeit hin zu überprüfen. Ich dokumentiere die getroffenen Vereinbarungen, damit sie allen Beteiligten nach der Klärung schriftlich zur Verfügung stehen. Zum Abschluss der Klärungshilfe wird noch einmal eine kurze Rückschau auf den Klärungsprozess gehalten: Was nehmen die Beteiligten mit? Gibt es noch Anmerkungen zum Klärungshelfer? Was wird wie wem kommuniziert? Was bleibt im Raum?
Im Rahmen der Nachsorge vereinbare ich mit der Führungskraft zwischen dem Klärungsworkshop und dem Follow-up Termin ein Nachsorgegespräch. Es dient der Unterstützung der bei der Fortführung des Prozesses und der Vereinbarungen. 3-6 Monate nach der Klärung findet der Follow-up Termin (2-4h) statt. Alle Beteiligten kommen wieder für eine paar Stunden zusammen, um ihre Zusammenarbeit und die Fortschritte zu reflektieren: Welche vereinbarten Lösungen konnten umgesetzt werden? Welche nicht? Wo bedarf es einen erneuten Impuls? Welche aktuellen Punkte möchten wir besprechen? Im Rahmen einer Klärung zwischen zwei gleichrangigen Personen vereinbare ich eine Telefonkonferenz zu dritt oder auch ein kurzes Follow-up Gespräch. Ziel der Nachsorge ist es, eine Kultur des offenen und ehrlichen Austauschs über zwischenmenschliche und sachliche Themen zu verfestigen und weiter zu fördern.